パソコンで作ったレポートをコンビニで印刷する時はPDFで

先日近くのコンビニにてこんなことがあった。大学生と思われる数人がいてコピー機の前で何やらトラブっていた。どうも印刷ができないらしい。用紙やインクが切れたんだろなーと思いつつ雑誌を立ち読みしていたらこんな声が聞こえた。

「USBメモリーにファイル入れてここにつなげたら印刷できるって聞いたんだけど全然印刷ができない」。

それを聞いて「ああ、これは知らないとよくやっちゃうミスだな」とブログ主は思った。特に大学1回生がこのミスをやりがちなのでパソコンで作ったレポートをコンビニで印刷するときの注意点をここに書いておく。

コンビニでレポートを印刷するときはPDFで

コンビニのコピー機でレポートを印刷する場合、USBメモリーを差し込んでファイルを指定して印刷したりネットワークプリントサービスを使って印刷する方法がある。

USBメモリー経由で印刷する人が多いと思うがこの方法の場合1ヶ所知らないと引っかかるところがある。

コンビニによってコピー機は変わってくるがどのコンビニのコピー機にせよUSBメモリー経由でレポート(つまり文章ファイル)を印刷する場合、USBメモリー経由で読み込めるファイル形式には指定があり、PDF(***.pdf)形式にして持ってこないといけない。最初はWordの標準ファイル形式***.docxのまま持ってきて門前払いをくらいがち。

ちなみにネットワークプリントサービスの場合はWordの標準ファイル形式***.docxに対応しているのでPDFにしなくてもよい。こっちの方が便利だがコンビニによってネットワークプリントサービスが異なるため慌てて印刷しようとするひどい目に遭いがち。いざという時を考えるとUSBメモリー経由が一番確実かもしれない。

ちなみにノートパソコンを持ってきてコピー機と接続することはできない。

PDFで保存する方法

PDFファイルで保存する方法だがここも地味につまずくポイント。調べたらすぐにわかるんだけど何故か調べない人多し。レポートを作成する場合、おそらくWordを使って作成する人が多いと思うのでWordでのPDFファイルでの保存方法を説明する。

最初に上のメニューから「ファイル」を選択する。

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次に「エクスポート」を選択する。

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「PDF/XPSの作成」を選択する。

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名前を付けて「発行」をクリックする。

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これでレポートをPDFファイルで保存できる。

あとはPDFファイルにしたレポートをUSBメモリーに入れてコンビニのコピー機で印刷すればよい。ローソンやセブンイレブンなどでコピー機の仕様が若干違うのでコピー機の使い方は検索して確認するべし。

作成したPDFがちゃんとできているか確認しようとしたがパソコンで開けなかった場合はPDFファイルを開けるソフトが入ってないかもしれない。そのときはAdobe Acrobat Reader DCをダウンロード。なおPDFで出力したファイルの編集は基本できない。PDFを編集するソフトは検索すればあるが、編集したい場合はWordの元ファイルを編集をして再度PDFで出力した方がいい。

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